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Assistant(e) administratif(ve) H / F

Assistant(e) administratif(ve) H / F

OrnisecWorkFromHome, Qatar
30+ days ago
Job description

ORNISEC, société à la pointe de la cybersécurité avec un rayonnement international

ORNISEC est un cabinet de conseil indépendant spécialisé en cybersécurité , dont la mission est d’aider les entreprises à sécuriser leur système d’information avec une approche simple, pragmatique et orientée terrain .

Excellence , Pragmatisme , et Terrain sont nos maitres mots pour répondre à notre métier qu’est le conseil & l’audit SSI :

  • Excellence : livrer un haut niveau d’expertise, certifié et reconnu
  • ️ Pragmatisme : proposer des recommandations actionnables et adaptées
  • Terrain : comprendre les enjeux concrets pour chaque client, et adapter nos livrables à la réalité du quotidien

Nous sommes présents sur tout le territoire français (métropole et DOM / TOM), ainsi qu’à l’international (Allemagne, Canada, Chine, Maroc, Qatar, Nigéria).

Nous comptons à ce jour plus de 300 clients PME / ETI dans divers secteurs d’activités : Aériens, maritime, santé, banque, assurance, énergie, secteur public, etc.

Qualifié PASSI par l’ANSSI, et 1 ère société en France à être qualifiée PACS sur toutes les portées en cycle commercial, nous mettant l’accent sur l’excellence pour apporter un accompagnement de très haut niveau d’expertise à nos clients.

Afin de renforcer notre équipe, nous sommes à la recherche d’un(e) assistante administrative.

Descriptif du poste

Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif (ve) rigoureux(se) et polyvalent(e), qui jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien d’ORNISEC.

Tu seras l’interlocuteur(rice) central(e) pour toute la gestion administrative transversale : factures et devis, gestion des notes de frais, services généraux, abonnements et logistique interne.

Ta mission ? Assurer la fluidité des opérations internes et la fiabilité des process administratifs, pour permettre à chaque équipe de se concentrer sur son cœur de métier.

Missions principales

  • Émission, envoi et suivi des devis et factures clients
  • Dépôt des factures sur les plateformes publiques (CHORUS, etc.)
  • Suivi des paiements et des relances simples
  • Tenue à jour des fichiers de suivi administratif et des indicateurs associés
  • Remplir les documents administratifs demandés par les clients (formulaires, attestations, RIB…).
  • Préparer et compléter les dossiers administratifs destinés aux partenaires et tiers (ex : BPI, collectivités).
  • Gérer le courrier et les appels téléphoniques.
  • Réserver les déplacements professionnels des collaborateurs et assurer le suivi logistique (factures, notes de frais, calendrier véhicule de service).
  • Gérer les achats de fournitures et consommables.
  • Suivre et renouveler les contrats liés aux services généraux (électricité, internet, téléphonie, Amazon Business).
  • Assurer la conformité des contrôles obligatoires (extincteurs, électricité).
  • ???? Office Management & services généraux
  • Gestion des abonnements (Internet, téléphonie, électricité, etc.) et services transverses (Amazon Business, fournitures, prestataires divers)
  • Suivi des contrats de prestations (renouvellement, résiliation, mise à jour)
  • Organisation logistique : gestion du courrier, achats courants, gestion des clés & badges, gestion des équipements communs
  • Suivi des obligations réglementaires (contrôle extincteurs, électricité…)
  • Réception et vérification des justificatifs
  • Saisie et classement des notes de frais
  • Transmission des éléments à la RH pour traitement paie

    • Profil recherché

    Nous recherchons un

  • e assistant
  • e administratif
  • ve structuré
  • e, autonome et fiable, ayant déjà évolué dans un environnement exigeant.

    • Tu es à l’aise avec les outils bureautiques, rigoureux

  • se dans la gestion documentaire et capable de tenir plusieurs sujets de front avec méthode.

    • Expérience & formation

  • 2 à 3 ans d’expérience minimum sur un poste similaire, idéalement dans une PME ou cabinet de conseil

    • Compétences attendues

  • Maîtrise de la facturation et des outils bureautiques (Excel notamment)
  • Bonne gestion des priorités et sens du service
  • Rigueur dans le suivi administratif
  • Bonne expression écrite et orale
  • Autonomie, organisation, fiabilité
  • Réactivité et agilité dans un environnement en mouvement
  • Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs

    • Ce que nous offrons

  • CDI à pourvoir dès que possible
  • Locaux modernes à Saint-Grégoire avec parking, café / thé à volonté
  • Télétravail partiel (jusqu’à 2 jours / semaine selon contexte)
  • Carte Ticket Restaurant Uppone (prise en charge à 50 %)
  • Mutuelle et prévoyance
  • Possibilité de BSPCE (attribution annuelle sur engagement et performance)

    • Rémunération : entre 25 et 33 k€ selon profil et expérience

    Déroulement du processus de recrutement

  • Préqualification RH – 15 min
  • Références – Vérification externe

    • Alors, prêt(e) à rejoindre une équipe engagée dans la cybersécurité, où ton sens de l’organisation fera la différence ?

    Envoie ton CV à Charlotte COLIN :

    #J-18808-Ljbffr

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    Assistant(e) administratif(ve) H/F • WorkFromHome, Qatar